Nemoku.lt » Rašvedyba » Dalykinė korespondencija » Darbo peržiūra
Dalykinė korespondencija
Verslo laiškas – laiškas, kuriuo bandoma ką nors pasiekti ar pasiūlyti.
Verslo laiškų paskirtis:
♥ Prašoma info, patarimų, prekių, paslaugų
♥ Siunčiama info, priminimai, atsiprašymai
♥ Rašomos blogos naujienos, apgailestavimai
Laiško tipą lemia tikslas.
Gerai parašytas laiškas:
♥ Patraukia dėmesį
♥ Sužadiną interesą
♥ Skatina veikti
♥ Aiškus, išsamus, užbaigtas
♥ Lakoniškas, sklandus
♥ Mandagus, draugiškas, nuoširdus
♥ Info pateikta teisingai ir tiksliai
♥ Tekstas netaisomas
♥ Rodomas rūpestis firmos reputacija
Verslo laiškų rašymo schema:
Dėmesys – interesas – prašymas – veiksmai
Dalykinio bendravimo raštu privalumai:
♥ Laiškas – pastovus dok, neleidžiantis abejoti tuo, kas buvo pasakyta
♥ Raštu galutinai užtvirtinamas susitarimas
♥ Info pateikiama nuosekliai, mintys logiškai plėtojamos
♥ Patogu perteikti ir priimti informaciją
Akcentuojama:
♥ Reikalauja geresnių sugebėjimų dėl pastovesnio žinių pobūdžio
♥ Pavyksta išvengti nereikalingų emocijų
♥ Padeda
♥ Įveikti atstumą
♥ Sutaupyti laiką
♥ Paspartinti bendravimo procesą
Žmogiškasis aspektas:
♥ Užmegzti ir išlaikyti abipusiai naudingus, draugiškus tarpusavio santykius su partneriais, klientais, įvairiomis institucijomis
Stilius – kalbos vartojimo būdas, jo savitumas, pasireiškiantis kalbos priemonių atranka ir organizacija
Funkciniai stiliai:
♥ Administracinis – oficialumas, šabloniškumas, aiškumas, logiškumas
♥ Juridinis
♥ Diplomatinis
♥ Kanceliarinis
Aktas
Įsakymas
Protokolas
Įgaliojimas
Verslo l
♥ Buitinis
♥ Meninis
♥ Mokslinis
♥ Publicistinis
Rašant reikia galvoti apie:
♥ Temą – viename laiške gali būti 2 temos
♥ Auditoriją – galima prisitaikyti
♥ Tikslą
♥ Teksto dėstymą – dažniausiai 3 pastraipos
♥ Tikslas
♥ Info aiškinimas
♥ Išvados, reikalavimai, padėka
7 verslo laiškų stiliaus taisyklės:
♥ Rašomas šnekamąja kalba, be tuščių frazių
♥ Aiškus – tipiniai pvz, be techninio žargono
♥ Glaustas – be nereikalingų frazių
♥ Užbaigtas – pateikta visa reikalinga info
♥ Konkretus – aiškūs ir suprantami teiginiai
♥ Konstruktyvus – teigiamai nuteikiantys žodžiai ir frazės
♥ Taisyklingas – be gramatinių klaidų
Verslo laiškų dalys:
♥ Antraštė – firmos pavadinimas, ženklas, veikla, adresas tel, fax, sąsk nr
♥ Data – 2006-12-19, 2006 gruodžio 19
♥ Adresatas – V. Pv, firmos pavadinimas, pareigos
♥ Kreipinys – „Gerbiamas“
♥ Turinys – mažiausiai 3 pastraipos, tarp pastraipų praleistos eilutės
♥ Atsisveikinimo formulė – „Pagarbiai“
♥ Parašas – V.Pv, pareigos
♥ Priedai – po parašu
♥ Užrašas ant voko
Verslo laiškų rašymo stiliai:
♥ A – absoliučiai blokinis
♥ Visi – nuo kairiosios paraštės
♥ B – standartinių blokų
♥ Data, atsisveikinimas, parašas – nuo centro į dešinę
♥ C – pusiau blokinis
♥ Data – viduryje
♥ Parašas – nuo vidurio
♥ Pastraipa – atitraukiama per TAB
♥ D – dantytas
♥ Data – viduryje
♥ Adresatas, atsisveikinimas, parašas – per TAB
♥ E – sutrumpintas absoliučiai blokinis
♥ Kreipinys, atsisveikinimas, įmonės pavadinimas paršo bloke nespausdinamas
Laiškai klasifikuojami pagal gamybines situacijas
Laiškai reikalaujantys atsakymo:
♥ Prašymai – svarbu pabrėžti prašymo įvykdymą
♥ Kreipimai, paklausimai – pirkėjo prašymas išsamesnės info
♥ Atsakymai į paklausimus – pranešimas apie
♥ Klausimo įtraukimą į sąrašą
♥ Sutikimą tiekti prekes
♥ Atsisakymą tiekti prekes
♥ Pasiūlymai – pardavėjo pageidavimas sudaryti sandorį
♥ Atsakymai į pasiūlymus – pirkėjo sutikimas
♥ Reklamacijos – pretenzijos šaliai, pažeidusiai prisiimtus įsipareigojimus
♥ Pagrindimas
♥ Įrodimas
♥ Reikalavimai
♥ Atsakymai į reklamacijas – ne ant firminių blankų
♥ Informuojama apie nutarimą nagrinėti
♥ Pretenzijos patenkinimas
♥ Pretenzijos atmetimas
♥ Reikalavimai
Laiškai nereikalaujantys atsakymo:
♥ Pranešimai, perspėjimai, priminimai
♥ Skolų l
Pranešimas
Priminimas
Raginimas
Paskutinis perspėjimas
Padėka už įmoką
Atsiprašymas už prarastą įmoką
♥ Pardavimo, reklaminiai l
♥ Palankumo l
♥ Bendruomenės veiklos l
♥ Asmeniniai l
Sveikinimai
Linkėjimai
Padėkos
Atsiprašymai
Pasiteiravimai
prašymai
♥ Darbo santykių l
♥ L klientams
♥ L žiniasklaidai
♥ Elektroniniai l
♥ Atvirlaiškiai
♥ Patvirtinimai
♥ Lydintys l – patvirtina dok išsiuntimo faktą
♥ Garantiniai l – patvirtina pažadus, sąlygas
♥ Informaciniai l – informuoja apie numatomas vykdyti priemones
♥ Padėkos, sveikinimai, kvietimai
♥ Atsiprašymai – pagerinti, palaikyti santykius
♥ Atsisakymai – nevartojamas žodis „ne“, „atsisakome“, suteikiama alternatyva
♥ Užuojautos
Verslo pranešimai
♥ Trumpi – iš karto prie tikslo
♥ Progresyviniai – info apie vykdomą projektą
♥ Komandiruočių ataskaitos
♥ Tiriamieji – analizuoja detales, pateikia rekomendacijas
♥ Apie problemas – rekomendacijos kaip spręsti
♥ Ilgi
♥ Sudėtingą klausimą reikia nuodugniai analizuoti
♥ Dok parengimui reikia plataus tyrimo – laiko ir išlaidų
♥ Dok gali turėti įtakos svarbiems sprendimams
♥ Dok gali tapti kito oficialaus dok dalimi
Pranešimą sudarančios dalys:
♥ Įžanginė – kompanijos, sudarytojo pavadinimas
♥ Pagrindinė
♥ Santrauka – sutrumpinta pranešimo versija
♥ Tekstas – kiekviename skyriuje – vidinė apžvalga ir apibendrinimas
♥ Išvada – apibendrinami pristatyti teiginiai
♥ Baigiamoji
♥ Bibliografija – šaltinių sąrašas
♥ Priedai
♥ Spec terminų žodynas – abėcėlės tvarka
♥ Rodyklė – temų sąrašas su nurodytais puslapiais
PLIUS:
♥ Titulinis lapas
♥ Lydraštis
♥ Pratarmė
♥ Turinys
♥ Iliustracijų sąrašas
Pasiūlymai
Pasiūlymų tikslas – įtikinti skaitytoją, kad jus ar jūsų organizacija galite išspręsti tam tikrą uždavinį ar patenkinti jo poreikius
♥ Pademonstruoti visapusišką info
♥ Apeliuoti į logiką ir emocijas
♥ Įtikinti faktais
Pasiūlymai:
♥ Vidiniai (ilgi) – organizacijos viduje siūlo pokyčius (memo forma)
♥ Išoriniai (trumpi) – busimiems klientam (dalykinio l forma)
Elementai:
♥ Viršelis
♥ Titulinis lapas
♥ Lydraštis – nurodomos siuntimo priežastys
♥ Įžanga – problemos apžvalga
♥ Techninis planas - dėstymas
♥ Valdymo planas – kaip valdys projektą po priėmimo
♥ Išvados – įtikinti priimti pasiūlymą
♥ Priedai
♥ Turinys
♥ Iliustracijų sąrašas
Sutartys
♥ Pasirašo asmuo, kuriuo vardu sudaroma
♥ Nurodomos esminės ar paprastos (fakultatyvinės) sąlygos
♥ Objekto apibūdinimas
♥ Apmokėjimo dydis
♥ Vykdymo terminas
♥ Veikimo trukmė
♥ Išlaidų paskirstymas
♥ Rekvizitų nurodymas
Sutikimas sudaryti sutartį:
♥ Raštu
♥ Žodžiu
♥ Šalių veiksmais
Klasifikacija:
♥ Atsiskaitomosios
♥ Neatsiskaitomosios
♥ Vienašalės
♥ Dvišalės
♥ Konsensualios – galioja nuo sudarymo momento
♥ Realios – galioja nuo momento, kai šalis padaro sutarties veiksmą
♥ Sudaromos abejų šalių derybomis
♥ Rizikos – nėra numatytas naudos gavimas
♥ Ekvivalentinės – nurodoma gaunama nauda
♥ Viešosios – sudaro juridinis asmuo su visais kas kreipiasi
♥ Biržos kontraktai – tarpusavio biržos narių kontraktai
♥ Komercinės paskirties kontraktai
♥ Raštinės
♥ Žodinės
♥ Santykiniai sandoriai – force mojore
♥ Atvirasis kontraktas – susitarimas vykdyti įsipareigojimus nenumatytus kontr.
♥ Mokomasis kontraktas – vienai šaliai suteikiamas pranašumas už kurį ji moka
♥ Komutatyvus kontraktas – atskirai sumuojamos vykdymo apimtys
♥ Preliminarioji – išankstinė sutartis
Sutarties dalys:
♥ Preambulė
♥ Pavadinimas
♥ Sudarymo data
♥ Pasirašymo vieta
♥ Tikslūs šalių pavadinimai
♥ Šalių pavadinimai pagal sutartį
♥ Pasirašiusiųjų duomenys
♥ Sutarties dalykas, šalių teisės ir pareigos
♥ Sąlygos
♥ Pareigos ir teisės
♥ Prievolės įvykdymo būdai, terminai
♥ Papildomos sutarties sąlygos
♥ Galiojimo laikas
♥ Atsakomybė
♥ Nutraukimo prieš terminą pagrindai
♥ Konfidencialumo sąlygos
♥ Ginčų sprendimo būdai
♥ Kitos sutarties sąlygos
Kontraktas – sutartis dėl civilinių teisės santykių
Kontrakto dalys:
♥ Kontrakto dalykas
♥ Kokybė
♥ Kaina ir bendra kontrakto suma
♥ Įpakavimas ir žymėjimas
♥ Pristatymas ir priėmimas
♥ Tiekimo terminai
♥ Pranešimas apie prekių išsiuntimą
♥ Mokėjimo sąlygos
♥ Garantijos
♥ Sankcijos ir reklamacijos
♥ Force majore – nenugalimų jėgų galimybės
♥ Arbitražas – ginčo sprendimas trečiųjų teisme
♥ Kitos sąlygos
♥ Parafavimas – kontrakto pasirašymas, kad būtų užtikrinta, jog visi pataisymai ir tekstas atitinka susitarimą ir nekelia jokių abejonių